Shipment là gì? Tìm hiểu chi tiết từ A tới Z

 1. Shipment là gì?

Shipment là thuật ngữ chỉ lô hàng được vận chuyển từ người bán đến người mua thông qua một hoặc nhiều phương thức vận tải. Một shipment có thể bao gồm một hay nhiều kiện hàng, pallet hoặc container.

Shipment = “Lô hàng” + “Hành trình giao nhận”

 Khi nào sử dụng từ shipment?

• Khi nói đến quá trình giao vận hàng hóa thương mại giữa doanh nghiệp và đối tác.
• Trong các tài liệu logistics như: vận đơn (bill of lading), hóa đơn thương mại, packing list,…

 2. Shipment khác gì với Shipping?

“Shipment” và “Shipping” là hai thuật ngữ có liên quan trong lĩnh vực vận tải và thương mại, nhưng chúng có ý nghĩa khác biệt như sau:

Shipment:

“Shipment” thường đề cập đến một lượng hàng hóa cụ thể được gửi hoặc chuyển đi từ một điểm đến điểm khác trong quá trình vận chuyển. Nó là hành động cụ thể liên quan đến việc vận chuyển một lô hàng hóa từ nguồn gốc đến điểm đích. Thuật ngữ này không chỉ mô tả quá trình đóng gói và vận chuyển, mà còn liên quan đến các hoạt động nhận và giao hàng. Một shipment có thể bao gồm nhiều kiện hàng hoặc chỉ một kiện hàng tùy vào kích thước của lô hàng.

Shipping:

“Shipping” là hành động hoặc quá trình tổ chức và thực hiện việc vận chuyển hàng hóa từ một địa điểm đến một địa điểm khác. Đây là khái niệm rộng hơn và bao quát tất cả các hoạt động liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, bao gồm việc đóng gói, vận chuyển, và giao nhận hàng. Shipping không chỉ là việc gửi một shipment mà còn liên quan đến tất cả các hoạt động trước và sau khi một shipment được vận chuyển.

Rất nhiều người nhầm lẫn giữa shipment và shipping, vì chúng thường đi kèm nhau trong ngữ cảnh vận chuyển. Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở chỗ “shipping” là một quá trình dài hơn, bao gồm nhiều bước, còn “shipment” chỉ là kết quả của một hành trình vận chuyển.

Sự khác biệt cụ thể:

• Shipping = quá trình vận chuyển

• Shipment = kết quả của quá trình vận chuyển

Nguyễn Kiên Phát thấy rằng, shipment là lô hàng được vận chuyển, trong khi shipping là toàn bộ quá trình và các hoạt động tổ chức vận chuyển hàng hóa.

3. Một số thuật ngữ liên quan đến shipment

4. Tìm hiểu các quy định và điều khoản của Shipment

Mỗi shipment đều phải tuân thủ các điều kiện được xác lập trong hợp đồng, hoặc theo Incoterms quốc tế.

4.1  Thời gian giao hàng

Trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa, thời gian giao hàng luôn là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành của cả hai bên. Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và tránh những hiểu lầm không đáng có, người bán và người mua nên lưu ý những điểm sau:

Trước tiên, hai bên nên hạn chế việc ràng buộc bằng một ngày giao hàng cụ thể. Người mua thường mong muốn biết chính xác ngày nhận hàng để sắp xếp kho bãi hoặc kế hoạch sản xuất, trong khi người bán lại có xu hướng đề xuất khoảng thời gian giao hàng linh hoạt, nhằm tránh rủi ro do chậm trễ vận chuyển hoặc phát sinh ngoài dự kiến. Việc xác định một khung thời gian giao hàng (ví dụ: trong vòng 5-7 ngày kể từ ngày vận chuyển) sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho cả hai phía.

Thứ hai, người bán nên cam kết dựa trên ngày dự kiến khởi hành (ETD – Estimated Time of Departure), thay vì ngày hàng đến (ETA – Estimated Time of Arrival). Tuy nhiên, phía người mua cũng nên chủ động chia sẻ tầm quan trọng của ngày ETA để người bán cân nhắc trong việc lên kế hoạch giao hàng, đặc biệt nếu việc nhận hàng ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, kinh doanh hoặc các cam kết với bên thứ ba.

Cuối cùng, một lưu ý quan trọng là người bán nên tránh cam kết giao hàng đúng vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tài chính, vì đây là thời điểm hệ thống logistics thường quá tải, dễ dẫn đến việc chậm trễ hoặc gia tăng chi phí phát sinh. Việc chủ động lên kế hoạch giao hàng sớm hơn trong những giai đoạn cao điểm sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính ổn định cho cả hai bên trong quá trình hợp tác.

4.2  Địa điểm giao hàng

Địa điểm giao hàng là một yếu tố quan trọng trong hợp đồng thương mại quốc tế, vì nó quyết định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua trong quá trình vận chuyển. Tùy theo phương thức vận chuyển và điều kiện thương mại (Incoterms), cách xác định địa điểm giao hàng sẽ khác nhau. Dưới đây là những điểm cần lưu ý:

Giao hàng từ cảng tàu xuất phát đến cảng đích (vận chuyển đường biển):

• POL (Port of Loading): Là cảng nơi hàng hóa được bốc lên tàu, còn gọi là cảng xuất phát hoặc cảng xếp hàng.

• POD (Port of Discharging): Là cảng nơi hàng hóa được dỡ xuống khỏi tàu, hay còn gọi là cảng đích hoặc cảng dỡ hàng.

Giao hàng bằng đường hàng không (sân bay xuất phát đến sân bay đích):

• Loading Airport: Sân bay xuất phát – nơi hàng hóa được bàn giao cho hãng vận chuyển hàng không.

• Discharging Airport: Sân bay đích – nơi hàng hóa được dỡ xuống và bắt đầu thủ tục nhập khẩu hoặc chuyển giao cho người nhận.

Giao hàng theo điều kiện EXW hoặc DDP:

• Pickup Place: Địa điểm lấy hàng – nơi người mua hoặc bên vận chuyển đến nhận hàng từ người bán, thường áp dụng trong điều kiện EXW (Ex Works).

• POL (Port of Loading) và POD (Port of Discharging): Trong các điều kiện có vận chuyển quốc tế, vẫn sử dụng cách gọi tên cảng xuất phát và cảng đích như trong vận tải đường biển.

• Final Destination: Điểm đến cuối cùng – nơi hàng hóa được giao tận tay người mua, đặc biệt quan trọng trong điều kiện DDP (Delivered Duty Paid), khi người bán chịu toàn bộ chi phí và rủi ro đến khi hàng đến nơi.

Việc xác định rõ ràng địa điểm giao hàng không chỉ giúp đảm bảo minh bạch trách nhiệm giữa các bên mà còn hỗ trợ quá trình theo dõi hành trình lô hàng, tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro, tranh chấp trong giao dịch quốc tế.

4.3  Phương thức giao hàng

Trong hợp đồng thương mại, việc lựa chọn phương thức giao hàng phù hợp là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm chi phí và đúng tiến độ. Người bán và người mua cần thống nhất rõ ràng về các phương thức sau:

Phương thức chuyển tải (Transhipment):
Chuyển tải là hình thức trung chuyển hàng hóa tại một cảng nào đó trước khi tiếp tục hành trình đến đích cuối cùng. Điều này xảy ra khi không có chuyến tàu hoặc chuyến bay trực tiếp từ nơi xuất phát đến nơi nhận hàng. Ví dụ, một lô hàng từ Việt Nam đi châu Âu có thể được chuyển tải tại Cảng Singapore, sau đó đổi tàu để tiếp tục hành trình. Việc cho phép hay không cho phép chuyển tải cần được quy định cụ thể trong hợp đồng.

Giao hàng FCL hoặc LCL:

• FCL (Full Container Load): Là hình thức giao hàng nguyên container, nghĩa là toàn bộ container chỉ chứa hàng của một chủ hàng. Phương thức này phù hợp với lô hàng lớn, đảm bảo an toàn và dễ quản lý trong quá trình vận chuyển.

• LCL (Less than Container Load): Là hình thức gom hàng, khi hàng của nhiều chủ hàng khác nhau được đóng chung trong một container. LCL phù hợp với lô hàng nhỏ, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển nhưng thời gian giao hàng có thể kéo dài hơn do cần thời gian để gom và chia hàng.

Giao hàng từng phần (Partial Shipment):
Là phương thức cho phép giao từng phần của lô hàng thay vì giao toàn bộ cùng lúc. Điều này giúp linh hoạt trong vận chuyển, đặc biệt đối với các lô hàng lớn hoặc khi năng lực sản xuất và cung ứng chưa đủ để hoàn tất cùng lúc. Tuy nhiên, việc giao hàng từng phần cần được thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng, nhằm tránh hiểu nhầm và phát sinh chi phí không mong muốn trong quá trình thực hiện.

4.4  Thông báo khi hàng đến (Notice of Arrival)

Điều khoản thông báo giữa người mua và người bán khi giao hàng đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi thông tin đồng thời cập nhật tình hình vận chuyển hàng hóa một cách dễ dàng hơn.

Các điều cần thống nhất giữa bên nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa thường bao gồm:

• Xác định thời gian bên bán gửi thông tin booking cho bên mua hoặc ngược lại, và thời gian chờ là bao lâu.
• Quy định thời điểm bên mua cần gửi Shipping Instructions (S/I) cho bên bán.
• Bên bán cần thông báo cho bên mua sau khi tàu đã xuất phát trong khoảng thời gian nhất định.
• Khi hàng đã đến nơi, bên mua cần thông báo cho bên bán về tình trạng hàng hóa.

 5. Các phương thức vận chuyển hàng hóa trong shipment

Mỗi shipment có thể ứng dụng một hoặc nhiều phương thức dưới đây:

 Vận chuyển bằng đường biển (Sea Freight)

• Phổ biến nhất trong thương mại quốc tế.
• Chi phí rẻ, thích hợp cho hàng lớn, không gấp.
• Có thể dùng container nguyên (FCL) hoặc hàng lẻ (LCL).

 Vận chuyển bằng đường hàng không (Air Freight)

• Nhanh chóng, thích hợp hàng giá trị cao, gấp.
• Cước phí cao hơn nhiều so với đường biển.
• Bị giới hạn trọng lượng, thể tích.

Vận tải bằng đường bộ (Road Freight)

• Dùng trong nội địa hoặc các nước liền kề (VN – TQ, Lào, Campuchia…).
• Giao hàng từ cảng đến nhà máy/khách hàng cuối.
• Linh hoạt, nhanh, giá hợp lý.

Vận tải đa phương thức (Multimodal)

• Kết hợp nhiều phương thức trong một shipment.
• Ví dụ: Cảng biển → Xe tải → Máy bay.
• Được dùng để tối ưu chi phí và thời gian giao.

Dưới đây là phần tiếp theo và hoàn thiện của bài viết với chủ đề Shipment, từ khóa chính shipment, độ dài ~1900 từ. Phần này tiếp nối logic từ phần trước, bao gồm so sánh dịch vụ, tầm quan trọng của shipment, kinh nghiệm thực tế, FAQ và CTA, tối ưu SEO đầy đủ, văn phong chuyên gia, trình bày bằng định dạng Markdown.

Tùy vào đặc thù hàng hóa, quốc gia xuất nhập khẩu và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại hình dịch vụ shipment phù hợp. Dưới đây là bảng so sánh phương thức vận chuyển hàng hóa trong shipment nhằm giúp mọi người có cái nhìn tổng quan nhất.

 7. Tầm quan trọng của shipment đối với doanh nghiệp

Dù bạn là nhà phân phối, sản xuất hay thương mại điện tử, việc tổ chức và kiểm soát tốt shipment sẽ quyết định lớn đến dòng tiền, thời gian và uy tín thương hiệu.

 Shipment giúp tối ưu chuỗi cung ứng

• Giao hàng đúng hẹn → Tối ưu quản lý kho.
• Đảm bảo lịch trình sản xuất → Giảm tồn kho chết.
• Phối hợp hiệu quả giữa nhà cung cấp – khách hàng – vận chuyển.

 Gia tăng năng lực cạnh tranh

• Doanh nghiệp có shipment linh hoạt sẽ phản ứng tốt hơn với biến động thị trường, thiếu hàng, chi phí logistics tăng.
• Đặc biệt quan trọng trong ngành FMCG, xuất khẩu, sản xuất công nghiệp.

 3. Minh bạch và kiểm soát rủi ro

• Shipment tốt sẽ có hệ thống tracking rõ ràng.
• Giảm thiểu rủi ro mất hàng, giao sai, phát sinh phí lưu kho/lưu bãi.
• Có thể yêu cầu bảo hiểm hàng hóa và đền bù nếu có sự cố.

8. Kinh nghiệm để đảm bảo chất lượng trong quá trình shipment

Một shipment thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, từ khâu chuẩn bị đến theo dõi và xử lý hậu mãi. Dưới đây là những kinh nghiệm then chốt:

 1. Đóng gói đúng quy chuẩn

• Hàng dễ vỡ: dùng xốp, màng co, thùng carton 5 lớp.
• Hàng nặng: dùng pallet gỗ, kiện lưới.
• Hàng xuất khẩu: dùng thùng tiêu chuẩn xuất nhập khẩu (ISO), có tem nhãn rõ ràng.

 2. Chuẩn bị chứng từ đầy đủ

• Invoice, packing list, vận đơn, CO, CQ…
• Kiểm tra điều kiện Incoterms để biết rõ trách nhiệm giữa bên mua – bên bán.

 3. Theo dõi tracking sát sao

• Luôn cập nhật shipment tracking với đối tác giao nhận.
• Cài cảnh báo khi có trạng thái bất thường.
• Có phương án dự phòng nếu shipment bị delay (kho buffer, đổi tuyến…).

 4. Duy trì liên lạc với forwarder và hãng vận chuyển

• Có đầu mối liên hệ 24/7 với bên vận chuyển.
• Đảm bảo bạn nắm rõ các mốc xử lý: thời gian cắt máng, đóng hàng, đi tàu/máy bay…

9. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Shipment có phải là tên hãng vận chuyển không?

Không. Shipment là một thuật ngữ dùng để chỉ lô hàng hoặc quá trình vận chuyển. Nó không đại diện cho tên một công ty cụ thể nào.

2. Có thể thay đổi địa chỉ khi shipment đã bắt đầu không?

Tùy vào điều kiện vận chuyển. Với nội địa, bạn có thể yêu cầu đổi địa chỉ giao hàng nếu hàng chưa rời kho. Tuy nhiên, với quốc tế, việc đổi địa chỉ rất hạn chế và có thể phát sinh chi phí.

3. Tôi không thấy tracking shipment cập nhật, có sao không?

Đôi khi hãng vận chuyển chậm cập nhật trạng thái, đặc biệt trong các giai đoạn giao cho hãng thứ ba, thông quan, hoặc do lệch múi giờ quốc tế.

Hãy chờ 24–48h, nếu vẫn không có thông tin mới, liên hệ ngay với forwarder hoặc hãng tàu.

4. Có cần mua bảo hiểm hàng hóa cho shipment không?

Nên có, đặc biệt với hàng có giá trị cao. Các rủi ro như thiên tai, cháy nổ, container rơi khỏi tàu… là có thể xảy ra. Bảo hiểm giúp bạn bảo toàn tài sản và được đền bù hợp pháp.

5. Có cần hợp đồng vận chuyển riêng cho mỗi shipment không?

Không bắt buộc, nhưng nên có hợp đồng khung hoặc booking confirmation, đặc biệt với lô hàng quốc tế. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi pháp lý khi có tranh chấp.

“Shipment” không chỉ là một thuật ngữ đơn giản trong ngành vận tải mà là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng và thương mại toàn cầu. Từ quá trình đóng gói, vận chuyển đến giao nhận, mỗi bước trong hành trình của một shipment đều đóng góp vào sự thành công của giao dịch thương mại. Hiểu rõ về shipment và các yếu tố liên quan giúp các doanh nghiệp và cá nhân thực hiện các giao dịch quốc tế một cách hiệu quả và tối ưu chi phí. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về shipment, từ đó áp dụng vào công việc và quyết định vận chuyển của mình.