Mã vận đơn của các đơn vị vận chuyển sẽ như thế nào?

Mỗi kiện hàng đều gắn liền với một mã vận đơn – chuỗi ký tự định danh giúp xác định vị trí và trạng thái giao hàng trong hệ thống của từng đơn vị vận chuyển. Tuy nhiên, với sự đa dạng của các hãng giao hàng hiện nay, nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc nhận biết mã vận đơn thuộc về đơn vị nào và cách tra cứu chính xác. 

Bài viết này, Vận tải Nguyễn Kiên Phát sẽ giúp bạn hiểu rõ cấu trúc mã vận đơn của các đơn vị vận chuyển phổ biến tại Việt Nam cũng như hướng dẫn cách tra cứu đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả.

1. Mã vận đơn của các đơn vị vận chuyển bao gồm các thông tin gì?

Tại Nguyễn Kiên Phát Logistics, chúng tôi hiểu rằng mã vận đơn (hay còn gọi là số tracking) không chỉ là một chuỗi ký tự đơn thuần, mà là chìa khóa để theo dõi toàn bộ hành trình của một đơn hàng từ khi xuất kho đến lúc giao tận tay người nhận. Một mã vận đơn tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin cơ bản sau:

• Mã số vận đơn: Đây là phần cốt lõi, là chuỗi ký tự duy nhất do đơn vị vận chuyển cấp phát cho từng đơn hàng. Mã số này thường là sự kết hợp giữa chữ cái và số, giúp tra cứu và xác định đơn hàng một cách nhanh chóng, chính xác trên hệ thống.
• Thông tin về người gửi và người nhận: Bao gồm họ tên, địa chỉ cụ thể, số điện thoại liên lạc và đôi khi là email. Những thông tin này giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng nơi, đúng người, đồng thời hỗ trợ liên lạc khi có sự cố phát sinh trong quá trình giao nhận.
• Thông tin hàng hóa: Tùy theo đơn vị vận chuyển và yêu cầu cụ thể, phần này sẽ ghi rõ loại hàng hóa, trọng lượng, kích thước, số lượng, giá trị khai báo,… Đây là cơ sở để tính cước phí, bố trí phương tiện phù hợp, và phục vụ công tác kiểm tra trong quá trình vận chuyển.
• Thông tin vận chuyển: Gồm phương thức vận chuyển (đường bộ, đường thủy, hàng không,…), thời gian dự kiến giao hàng, địa điểm nhận hàng cuối cùng và các yêu cầu đặc biệt (nếu có). Một số đơn vị còn cập nhật trạng thái giao hàng theo từng chặng để khách hàng dễ dàng theo dõi.

Việc nắm rõ các thông tin trên không chỉ giúp quý khách quản lý đơn hàng hiệu quả, mà còn hạn chế tối đa các rủi ro như thất lạc, giao nhầm, hoặc chậm trễ. 

2. Mã đơn hàng của các đơn vị vận chuyển được sử dụng để làm gì?

mã đơn hàng (hay mã vận đơn) là công cụ thiết yếu giúp cả doanh nghiệp lẫn khách hàng kiểm soát và giám sát toàn bộ quá trình vận chuyển. Tại Nguyễn Kiên Phát Logistics, chúng tôi luôn đề cao tầm quan trọng của mã đơn hàng trong từng khâu vận hành. Cụ thể, mã đơn hàng mang lại nhiều chức năng quan trọng như sau:

• Theo dõi quá trình vận chuyển: Đây là công dụng phổ biến nhất. Mỗi mã đơn hàng tương ứng với một đơn vận chuyển cụ thể, cho phép người gửi và người nhận dễ dàng kiểm tra trạng thái hiện tại của hàng hóa – từ khi tiếp nhận, trung chuyển, cho đến khi giao thành công. Việc cập nhật liên tục giúp khách hàng chủ động thời gian nhận hàng.
• Xác minh thông tin: Mã vận đơn là cơ sở xác minh nhanh chóng thông tin đơn hàng – bao gồm người gửi, người nhận, loại hàng hóa, số lượng, và điểm đến. Điều này giảm thiểu tối đa nhầm lẫn, sai sót trong quá trình giao nhận, đặc biệt với số lượng đơn hàng lớn mỗi ngày.
• Quản lý và giải quyết sự cố: Khi có sự cố xảy ra (như hàng hóa bị thất lạc, giao chậm, hư hỏng…), mã vận đơn sẽ là manh mối quan trọng giúp truy xuất dữ liệu, xác định nguyên nhân và phối hợp giữa các bộ phận để giải quyết nhanh chóng, hiệu quả.
• Tăng cường an toàn hàng hóa: Với khả năng theo dõi minh bạch và chính xác, mã vận đơn giúp phát hiện bất thường trong hành trình vận chuyển, từ đó ngăn chặn nguy cơ mất mát, đánh tráo hoặc trộm cắp. Đây là một trong những yếu tố then chốt đảm bảo uy tín cho đơn vị vận chuyển.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Việc cung cấp mã đơn hàng cùng công cụ tra cứu trực tuyến giúp khách hàng nắm rõ tình trạng hàng hóa bất cứ lúc nào, từ đó tạo cảm giác yên tâm, tăng sự hài lòng và củng cố lòng tin với dịch vụ của doanh nghiệp.
• Tối ưu hóa quy trình vận hành: Dựa vào dữ liệu từ mã vận đơn, doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá hiệu quả vận chuyển: thời gian xử lý, tần suất giao hàng chậm, tuyến đường hay gặp trục trặc,… Nhờ đó, quy trình được điều chỉnh linh hoạt hơn, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất.
• Phát hiện và ngăn chặn gian lận: Với hệ thống tracking chặt chẽ, mã vận đơn còn giúp các đơn vị vận chuyển phát hiện các hành vi gian lận trong nội bộ hoặc bên ngoài, như sửa thông tin đơn hàng, đánh tráo hàng hóa,… Việc giám sát bằng mã đơn hàng góp phần giữ vững tính minh bạch và công bằng trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

3. Làm sao để biết cấu trúc mã vận đơn của các đơn vị vận chuyển

Mỗi đơn vị vận chuyển thường sử dụng định dạng mã vận đơn riêng để tối ưu hóa hệ thống nội bộ, đồng thời tăng cường khả năng truy xuất dữ liệu. Vậy làm sao để bạn có thể đọc – hiểu – phân biệt được các loại mã này?

3.1 Cách đọc và hiểu ký tự trong mã vận đơn

Một mã vận đơn thường bao gồm từ 10 đến 20 ký tự, có thể là số, chữ cái hoặc kết hợp cả hai. Để hiểu được ý nghĩa của từng phần trong mã, bạn cần chú ý đến:

• Số lượng ký tự: Một số hãng vận chuyển sử dụng mã ngắn (10–12 ký tự), trong khi các hãng khác sử dụng mã dài hơn để tăng tính bảo mật và khả năng quản lý.
• Vị trí và loại ký tự: Ví dụ, các ký tự đầu tiên thường thể hiện mã định danh của nhà vận chuyển hoặc khu vực xử lý; phần giữa có thể là số thứ tự đơn hàng; ký tự cuối cùng đôi khi là mã kiểm tra hoặc phân loại dịch vụ.
• Cấu trúc tổng thể: Mỗi đơn vị thường xây dựng cấu trúc mã theo logic riêng. Khi quen thuộc với cách phân bổ ký tự, bạn có thể dễ dàng phân biệt đơn hàng của từng đơn vị và đoán được trạng thái hoặc nguồn gốc đơn hàng.

3.2 Đặc điểm nhận diện chung của mã vận đơn

Dưới đây là một số dấu hiệu nhận diện cơ bản của các đơn vị vận chuyển phổ biến tại Việt Nam:

• Viettel Post: Mã vận đơn thường gồm 13 ký tự, bắt đầu bằng 2 chữ cái (thường là VT hoặc mã vùng), tiếp theo là dãy số ví dụ: VT123456789VN.

• Giao Hàng Nhanh (GHN): Mã vận đơn GHN thường là chữ in hoa + số, dài từ 10 đến 12 chữ số, ví dụ: 8316742921.

• Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK): Mã dạng số có thể bắt đầu bằng đầu số đặc trưng như S, M, kèm theo dãy số phía sau: S123456789.

• J&T Express: Mã vận đơn thường bắt đầu bằng chữ JP, theo sau là dãy số: JP1234567890.

Việc nhận diện này không chỉ giúp bạn nhanh chóng biết được đơn hàng đang được xử lý bởi đơn vị nào, mà còn hỗ trợ đối chiếu thông tin dễ dàng hơn khi sử dụng nhiều dịch vụ cùng lúc.

4. Bảng cấu trúc mã vận đơn của các đơn vị vận chuyển mới nhất

Ở mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có định dạng mã vận đơn riêng để tối ưu hóa hệ thống quản lý đơn hàng, nhận dạng nguồn đơn và hỗ trợ khách hàng tra cứu thuận tiện. Nắm rõ cấu trúc mã vận đơn giúp bạn dễ dàng xác định đơn vị vận chuyển chỉ qua một chuỗi ký tự, tránh những trường hợp nhập sai hệ thống hoặc tra cứu không thành công do không xác định được nhà vận chuyển.

Dưới đây là bảng tổng hợp mã vận đơn tiêu biểu của các đơn vị giao hàng phổ biến:

5. Hướng dẫn cách tra cứu mã vận đơn của đơn vị vận chuyển

Việc kiểm tra mã vận đơn là thao tác cơ bản nhưng vô cùng quan trọng, giúp bạn theo dõi hành trình gói hàng, biết chính xác đơn đã giao tới đâu, thời gian dự kiến giao hàng và kịp thời phát hiện các tình huống bất thường (chậm giao, thất lạc, đổi lộ trình…). Hầu hết các đơn vị vận chuyển hiện nay đều hỗ trợ tra cứu online thông qua website và ứng dụng di động.

Việc hiểu rõ cấu trúc mã vận đơn và cách tra cứu của từng đơn vị vận chuyển không chỉ giúp bạn dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng mà còn nâng cao trải nghiệm mua sắm và giao nhận hàng hóa. Trong bối cảnh thị trường logistics ngày càng đa dạng, trang bị kiến thức cơ bản về mã vận đơn là một bước cần thiết để chủ động xử lý các tình huống phát sinh, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả quản lý đơn hàng cho cả cá nhân và doanh nghiệp